Badania pokazują, że firmy korzystające z analizy danych, podejmowania decyzji opartych na danych i analityki predykcyjnej osiągają większą konkurencyjność i lepsze wyniki finansowe niż te, które tego nie robią. Nic więc dziwnego, że najbardziej ambitne przedsiębiorstwa toczą swoisty „wyścig zbrojeń” o dane – zarówno klientów, jak i własnych pracowników.
Jednak zbieranie informacji od pracowników może być szczególnie delikatne. Jak więc pozyskiwać wartościowe dane o czasie pracy, aktywnościach i relacjach zawodowych, jednocześnie szanując prywatność pracowników?
Bazując na doświadczeniach ze współpracy z zespołami prawnymi wielu globalnych firm (w tym ponad tuzina z listy Fortune 500), wyróżniliśmy siedem kluczowych zasad, które należy uwzględnić przy wdrażaniu analityki personalnej:
Znajdź sponsora projektu
Zespół odpowiedzialny za analizę danych musi mieć realną władzę i motywację do wdrażania zmian na podstawie uzyskanych wyników. Najlepiej, gdy sponsor projektu zajmuje wysokie stanowisko – może wtedy pomóc w zrównoważeniu szybkich sukcesów z długofalową strategią. Taka osoba powinna również tłumaczyć pracownikom celowość analizy oraz odpowiadać za ochronę prywatności danych.
Miej hipotezę
Zanim zaczniesz zbierać dane, musisz wiedzieć, po co to robisz. Bez jasno określonego celu zespoły prawne nie zatwierdzą projektu. Hipoteza może być bardzo konkretna (np. „najsłabiej obsługiwani klienci otrzymują mniej uwagi niż kluczowi”), lub ogólna (np. „istnieje korelacja między wskaźnikami analityki personalnej a wynikiem biznesowym X”), ale musi mieć sens. Brak celu wzbudza nieufność i szkodzi przyszłym inicjatywom.
Domyślnie anonimizuj dane i agreguj je
Więcej informacji uzyskasz analizując ogólną współpracę działu sprzedaży z marketingiem niż przyglądając się relacji między konkretnymi osobami. Analiza danych nie powinna zaspokajać ciekawości personalnej. Pracuj na metadanych, anonimizuj adresy e-mail według działów i stosuj raportowanie zbiorcze – uniemożliwia to identyfikację konkretnej osoby, nawet przypadkowo.
Jeśli nie możesz zapewnić anonimowości, pozwól pracownikom decydować
W niektórych przypadkach cele biznesowe wymagają danych zidentyfikowanych. Wówczas najlepszym rozwiązaniem jest uzyskanie zgody pracownika – poprzez:
- Opt-out: pracownik jest domyślnie uwzględniany w badaniu, ale może się z niego wypisać.
- Opt-in: pracownik musi aktywnie wyrazić zgodę, aby zostać objętym badaniem (bardziej wymagane przez zespoły prawne).
Warto też zaoferować coś w zamian – np. dostęp do własnych, indywidualnych raportów porównujących dane pracownika z danymi organizacyjnymi. Taka wartość zwrotna zwiększa zaangażowanie.
Filtruj dane poufne – i rób to dwa razy
Zespoły takie jak HR, dział prawny czy M&A pracują na szczególnie wrażliwych danych. Ochronę poufności należy zapewnić na dwa sposoby:
- Prewencja – odpowiednio skonfiguruj narzędzia, by od razu wykluczały dane poufne.
- Weryfikacja – ponownie sprawdź dane przed ich udostępnieniem, bo ani ludzie, ani algorytmy nie są nieomylni.
Nie szukaj informacji osobistych
Pracownicy mają prawo do prywatności – zarówno moralne, jak i prawne. Nie analizuj danych związanych z życiem prywatnym – nawet jeśli pojawiają się w systemach firmowych. Takie informacje nie mają wartości biznesowej i nie powinny być celem analityki. Sprawy osobiste pozostaw menedżerom.
Rozważ zaangażowanie zewnętrznego partnera
Czasem warto skorzystać z usług firm trzecich, które zajmą się czyszczeniem, anonimizacją i agregacją danych. Może to odbywać się nawet wewnątrz infrastruktury firmy. Upewnij się jednak, że partner przestrzega najwyższych standardów bezpieczeństwa, a jego pracownicy są odpowiednio przeszkoleni i sprawdzeni.
Odpowiedzialna analityka to szansa, nie zagrożenie
Analityka personalna to ogromna szansa na rozwój i usprawnienie organizacji – ale tylko wtedy, gdy jest prowadzona z poszanowaniem prywatności. Działając odpowiedzialnie, firmy mogą rozwijać kulturę opartą na danych, budując zaufanie i zaangażowanie na wszystkich szczeblach organizacji.
Autor: Chantrelle Nielsen
Publikacja: Harvard Business Review, 24 września 2014 r.
