Od 1 lipca 2024 roku przedsiębiorcy w Polsce będą musieli dostosować się do nowych regulacji dotyczących wystawiania faktur. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe, co znacząco wpłynie na obieg dokumentów kosztowych w firmach. Chociaż korzystanie z systemu jest obecnie dobrowolne, warto już teraz zapoznać się z jego działaniem i przygotować się do pełnej implementacji.
Czym jest KSeF?
W dynamicznym świecie biznesu rozwój technologii wpływa bezpośrednio na wiele zadań i obowiązków przedsiębiorców. Jednym z obszarów, który ulega rewolucji, jest dokumentowanie sprzedaży i ponoszonych kosztów. Do niedawna dominowały faktury papierowe, jednak obecnie coraz popularniejsze stają się faktury elektroniczne. KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to nowoczesne środowisko teleinformatyczne, które ma służyć do wystawiania, przechowywania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych.
Faktury ustrukturyzowane, zwane również e-fakturami, to dokumenty zgodne ze strukturą logiczną e-faktury FA(1), określoną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Format tego typu faktur to .xml, a ich definicję znajdziemy w Ustawie o podatku od towarów i usług. E-faktury wystawiane za pośrednictwem KSeF otrzymują unikalny numer identyfikacyjny w systemie.
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych może odbywać się za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów lub komercyjnych systemów obsługi e-faktur. Choć korzystanie z KSeF jest obecnie dobrowolne, od 1 lipca 2024 roku stanie się ono obowiązkowe dla czynnych podatników VAT.
Funkcje Krajowego Systemu e-Faktur
KSeF pełni dwie kluczowe funkcje:
Platforma elektronicznego fakturowania: Zapewnia przedsiębiorcom bezpłatne narzędzia do zarządzania fakturami, obejmujące ich wystawianie i przyjmowanie.
Centralny rejestr faktur ustrukturyzowanych: Jest to spójne miejsce przechowywania wszystkich faktur ustrukturyzowanych, zarówno kosztowych, jak i przychodowych. Dzięki temu organy kontrolne i przedsiębiorcy mają łatwy dostęp do niezbędnych dokumentów.
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczyć będzie wszystkich przedsiębiorców, w tym także części firm zagranicznych zidentyfikowanych w Polsce. Dla firm handlujących z kontrahentami zagranicznymi może to oznaczać równoległe obiegi dokumentów w zależności od statusu NIP klienta.
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowe?
Wprowadzenie KSeF odbywa się stopniowo. Pilotażowy program rozpoczął się w grudniu 2021 roku, a od 1 stycznia 2022 roku korzystanie z systemu jest dobrowolne. Jednakże, od 1 lipca 2024 roku czynni podatnicy VAT będą zobowiązani korzystać z KSeF, natomiast podatnicy zwolnieni z VAT będą musieli to uczynić od 1 stycznia 2025 roku.
Warto zauważyć, że obowiązek ten nie obejmuje dokumentów generowanych na rzecz klientów indywidualnych. Firmy realizujące sprzedaż tylko do osób prywatnych podlegają jedynie obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF w zakresie faktur do zapłaty.
KSeF a Pliki JPK_V7
Mimo wprowadzenia KSeF, pliki JPK_V7M lub JPK_V7K nadal pozostaną ważnym elementem dla czynnych podatników VAT. Choć KSeF ułatwi procesy kontrolne, pliki JPK_V7M lub JPK_V7K będą wciąż wymagane, choć z mniejszą ilością formalności.
Korzyści z KSeF dla Przedsiębiorców
Wprowadzenie KSeF niesie ze sobą szereg korzyści dla przedsiębiorców:
Ujednolicenie dokumentów: Wszystkie faktury będą miały tę samą strukturę, ułatwiając zarządzanie nimi.
Brak konieczności archiwizowania faktur: KSeF pełni funkcję centralnego repozytorium, eliminując potrzebę dodatkowego przechowywania dokumentów.
Skrócenie czasu na zwrot podatku:
Procesy związane z rozliczaniem podatku VAT mają być bardziej efektywne, co przekłada się na skrócenie czasu na zwrot podatku do 40 dni.
Ułatwienie współpracy z kontrahentami:
Faktury będą dostępne w jednym ujednoliconym systemie, eliminując możliwość braku dokumentu jako pretekstu dla opóźnień w płatnościach.
Uproszczenie czynności kontrolnych:
KSeF zdecydowanie ułatwi organom kontrolnym śledzenie dokumentów, co powinno przynieść korzyści dla przedsiębiorców, ograniczając ich zaangażowanie do minimum.
Podsumowując, Krajowy System e-Faktur to kolejny krok w kierunku cyfryzacji i usprawnienia procesów w polskich firmach. Przedsiębiorcy, choć obecnie korzystanie z systemu jest dobrowolne, powinni już teraz zastanowić się nad dostosowaniem swoich procedur do nowych wymogów. Dla wielu firm może to oznaczać nie tylko konieczność technologicznej adaptacji, ale także szereg korzyści związanych z bardziej efektywnym zarządzaniem dokumentacją i procesami podatkowymi.
FAQ
1. Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) i dlaczego jest wprowadzany?
Krajowy System e-Faktur, to nowoczesne środowisko teleinformatyczne w Polsce, stworzone w celu usprawnienia procesów związanych z wystawianiem, przechowywaniem i udostępnianiem faktur. Jego wprowadzenie od lipca 2024 roku ma na celu cyfryzację obiegu dokumentów kosztowych, co przyczyni się do standaryzacji i efektywności w prowadzeniu działalności gospodarczej.
2. Kiedy KSeF stanie się obowiązkowe dla przedsiębiorców?
Od 1 lipca 2024 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla czynnych podatników VAT. Wcześniej, od stycznia 2022 roku, funkcjonuje jako dobrowolne narzędzie, a dla podatników zwolnionych z VAT obowiązek ten zostanie wprowadzony od stycznia 2025 roku.
3. Jakie są główne funkcje KSeF?
KSeF pełni dwie kluczowe funkcje: dostarcza platformę elektronicznego fakturowania, umożliwiając przedsiębiorcom zarządzanie fakturami, oraz centralny rejestr faktur ustrukturyzowanych, będący spójnym miejscem przechowywania wszystkich faktur, zarówno kosztowych, jak i przychodowych.
4. Czy korzystanie z KSeF zastąpi pliki JPK_V7?
Nie, wprowadzenie KSeF nie zastąpi plików JPK_V7M lub JPK_V7K. Pomimo tego ułatwień w procesach kontrolnych, pliki JPK_V7M lub JPK_V7K będą wciąż wymagane, choć z mniejszą ilością formalności.
5. Jakie są korzyści dla przedsiębiorców wynikające z wprowadzenia KSeF?
Wprowadzenie KSeF niesie szereg korzyści, takich jak ujednolicenie dokumentów, brak konieczności archiwizowania faktur, skrócenie czasu na zwrot podatku VAT, ułatwienie współpracy z kontrahentami oraz uproszczenie czynności kontrolnych. Dla przedsiębiorców oznacza to efektywniejsze zarządzanie dokumentacją i procesami podatkowymi.
6. Czy KSeF dotyczy także firm zagranicznych?
Tak, obowiązek korzystania z KSeF dotyczyć będzie wszystkich przedsiębiorców w Polsce, w tym także części firm zagranicznych zidentyfikowanych w Polsce.
7. Jakie dokumenty obejmuje obowiązek KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy faktur ustrukturyzowanych. Wystawianie faktur tego typu od lipca 2024 roku stanie się obowiązkowe dla czynnych podatników VAT.
8. Jak można przygotować się do implementacji KSeF?
Przedsiębiorcy mogą już teraz zapoznać się z działaniem KSeF, skorzystać z dostępnych narzędzi Ministerstwa Finansów lub komercyjnych systemów obsługi e-faktur, oraz dostosować swoje procedury do nowych wymogów, aby uniknąć komplikacji po wprowadzeniu obowiązku korzystania z systemu.
