Amantha Imber to założycielka firmy doradczej z zakresu nauk behawioralnych Inventium i gospodyni programu How I Work, podcastu poświęconego nawykom i rytuałom najbardziej udanych ludzi na świecie.
Ciekawostka: 96% osób sprawdza swoje telefony komórkowe w ciągu jednej godziny po przebudzeniu się rano (a aż 61% zerknie w nie w pierwszych pięciu minutach).
Chociaż może to wydawać się nieszkodliwe, sprawdzanie telefonu zaraz po otwarciu oczu predysponuje nas do przeżywania „reaktywnego” dnia.
Zastanów się.
Jeśli pierwszą rzeczą, jaką robisz po wyjściu z łóżka, jest otwieranie poczty e-mail, czytanie wiadomości tekstowych lub odsłuchiwanie poczty głosowej, de facto stawiasz siebie na drugim miejscu. Bez względu na to, czy czekają cię dobre, złe czy brak informacji, pozwalasz innym ludziom na ukształtowanie twojego nastroju na cały dzień.
Większość z nas jest winna tego przewinienia, co nieuchronnie wpływa na naszą produktywność.
Spędzam większość czasu myśląc właśnie o tym: jak możemy być bardziej produktywni w sposób, który jest zarządzalny i korzystny. Przez ostatnie trzy lata rozmawiałam z ludźmi z każdej dziedziny – od publikacji i rozrywki po świat korporacyjny – aby zrozumieć, jak możemy proaktywnie organizować nasze dni, aby uzyskać z nich więcej.
W trakcie tych rozmów wielokrotnie słyszałam, że nie możesz pozwolić, aby priorytety innych osób określały bieg twojego dnia. Zamiast tego musisz celowo decydować, jak się budzisz, organizować swój czas i dostosowywać pracę do swojego harmonogramu.
Oto cztery wskazówki od ludzi o wysokiej produktywności, które zapadły mi w pamięć – i mam nadzieję, że również dla ciebie będą skuteczne.
- Dopasuj swoją najważniejszą pracę do swojego chronotypu.
Twój chronotyp to po prostu eleganckie określenie „biologicznego zegara” twojego organizmu. Odnosi się to do naturalnego 24-godzinnego cyklu snu i czuwania, którym wszyscy doświadczamy. Każdy ma unikalny chronotyp, który wpływa na nasze szczyty i dołki energetyczne w ciągu dnia.
Około 10% osób to typowi „skowronki”, którzy czują się najbardziej energiczni rano. Na drugim końcu spektrum jest 20% populacji, którzy są „sówkami”, czyli ludźmi, którzy najlepiej pracują w nocy. Większość z nas mieści się gdzieś pośrodku i doświadcza największej czujności przed południem, spadku energii po lunchu i drugiego „odrodzenia” pod koniec popołudnia.
Dan Pink, autor książki „Kiedy: Naukowe Tajemnice Doskonałego Timing’u”, powiedział mi, że zwracanie uwagi na swój chronotyp i dostosowywanie zadań do szczytów energetycznych może pomóc w efektywniejszym wykorzystaniu czasu.
„W dni, w które planuję pisanie, robię to rano, kiedy jestem najbardziej czujny”, powiedział mi. „Ustalam sobie liczbę słów i niczego innego nie robię, dopóki nie osiągnę tego celu. Nie przynoszę telefonu do biura. Nie otwieram poczty e-mail. Jak tylko osiągnę swój cel, jestem wolny, aby robić inne rzeczy”. Pink w pełni wykorzystuje energię, którą czuje po przebudzeniu, używając poranków do głębokiej, skoncentrowanej pracy – i unikając wszelkich rozproszeń.
Kiedy ma spadek energii w środku popołudnia, zazwyczaj trzyma się łatwiejszych zadań. „Spędzę ten czas na odpowiadaniu na e-maile, porządkowaniu i skanowaniu rzeczy”, powiedział. „Potem, gdy dostanę drugiego kopa, i wyjdę z dołka około trzeciej lub czwartej po południu, wykonuję zadania, które nie wymagają ode mnie koncentracji i czujności, takie jak wywiady. W tym czasie czuję się bardziej luźno, kreatywnie i otwarcie na pomysły”.
W rezultacie przestrzegania tego harmonogramu, „Kiedy” był jedyną książką, którą Pink dostarczył swoim wydawcom na czas.- Porada Pro: Aby lepiej zaplanować swój dzień pracy, rozpocznij proces restrukturyzacji swojego dnia, oceniając swój chronotyp tutaj. Dopasuj pracę, która wymaga największej siły umysłowej, do swoich szczytów energetycznych.
- Planuj swój dzień dzień wcześniej.
Produktywny dzień nie zdarza się przypadkiem. Wymaga planowania. Kiedy zapisujemy to, co zamierzamy zrobić – kiedy, gdzie i jak zamierzamy to zrobić – znacznie bardziej prawdopodobne jest osiągnięcie naszych celów.
Doradca do spraw produktywności w Google, Laura Mae Martin, powiedziała mi, że planuje swój dzień dzień wcześniej. Na początek zapisuje swoje trzy najważniejsze priorytety na szablonie The Daily Plan, który stworzyła. „Pod pierwszym priorytetem jest napisane: 'Do czasu zakończenia tej pierwszej czynności, wszystko inne to rozproszenie’. Więc to jest jedna rzecz, którą muszę zrobić”.
Następnie używa tego samego szablonu do zaplanowania swojego dnia na poziomie mikro, godzinę po godzinie. „Nawet samo napisanie, że planuję ćwiczyć między 7 a 8 rano, sprawia, że jestem bardziej skłonna to zrobić”. Proces Martina obejmuje również tzw. „przekąski zadań do wykonania”, które są zadania, które można zrobić między spotkaniami, ponieważ wymagają tylko kilku minut, np. telefon czy odpowiedź na e-maile.- Porada Pro: Przejmij kontrolę nad swoim dniem dzięki starannemu planowaniu. Wypróbuj szablon Daily Plan Martina przez tydzień. Idealnym czasem na jego wypełnienie jest koniec dnia pracy, aby to, co trzeba zrobić jutro, było jeszcze świeże w pamięci.
- Opracuj różne rytuały dla różnych rodzajów pracy.
Celowe wybieranie miejsca pracy to kolejny sposób na dodanie struktury do swojego dnia. Rozważ zastosowanie podejścia, które stosuje profesor na Uniwersytecie Georgetown i autor książki „Deep Work”, Cal Newport, i celowe łączenie różnych miejsc z różnymi rodzajami zadań.
„Gdy próbuję rozwiązać teoretyczny dowód z dziedziny informatyki, używane przeze mnie rytuały prawie zawsze obejmują różne trasy spacerowe po moim mieście”, wyjaśnił Newport.
Ale przy pisaniu pracy, Newport podchodzi do tego zupełnie inaczej. „W moim domu zbudowałem specjalny stół do biblioteki, który przypominał stoły w bibliotece uniwersyteckiej, gdzie pracowałem jako student. Miał mosiężne lampy biblioteczne obok ciemnych drewnianych regałów z książkami. Kiedy siedzę tam, pisząc, mam jasne światło świecące dokładnie na biurko, i to tylko ja i mój komputer”.
Pomyśl o głównych kategoriach pracy, które wykonujesz, i zacznij tworzyć wokół nich rytuały. Rytuały mogą dotyczyć Twojego miejsca pracy lub godziny wykonywania określonego zadania. Na przykład możesz wolać czyścić skrzynkę odbiorczą, siedząc na słonecznym ganeczku, a rozmowy Zoom przeprowadzać w ciszy swojej sypialni.- Porada Pro: Praktykuj te rytuały przez co najmniej kilka tygodni. Wymaga to czasu, aby wejść w rytm, ale kiedy już to zrobisz, stanie się łatwiejsze i szybsze w miarę praktyki. Twoje mózg zacznie kojarzyć sygnały – takie jak otoczenie fizyczne i pora dnia – z określonymi rodzajami pracy.
- Unikaj pełnego zapełniania swojego kalendarza.
Łatwo założyć, że najbardziej produktywne osoby są zarezerwowane na 100% swojego dnia. Jednak większość osób, z którymi rozmawiałam, powiedziała coś zupełnie przeciwnego.
Darren Murph, szef pracy zdalnej w GitLab, największej na świecie firmy pracującej zdalnie, powiedział mi, że bycie zarezerwowanym w 100% czasu to ogromne ryzyko.
„Jeśli masz cały dzień zablokowany spotkaniami, nie pozostawia to w ogóle miejsca na prawdziwe życie. Jeśli na przykład twoje dziecko uderzy się w palec u nogi i musisz się tym zająć nawet przez osiem minut w ciągu dnia, może to mieć katastrofalny negatywny wpływ na twoje zdrowie psychiczne i na harmonogramy innych osób”, powiedział Murph.
Gdy nie masz wolnego czasu w kalendarzu, zostawiasz mało miejsca dla siebie na spontaniczne rozmowy czy chwile kreatywności i inspiracji.- Porada Pro: W pełni zapełniony dzień może dawać fałszywe poczucie produktywności. Jeśli twój kalendarz wygląda na zapełniony, celowo zaplanuj czas na nicnierobienie. Możesz wykorzystać ten czas jako czas buforowy na sprawy, które się przedłużają, lub na nieoczekiwane zadania, które pojawiają się w ciągu dnia. Możesz go również użyć do zaplanowanej spontaniczności – czasów na pojawianie się nieoczekiwanych pomysłów.
Produktywność nie polega na tym, ile godzin pracujesz, czy ile zadań udało ci się zrealizować. Chodzi o to, aby robić to, co trzeba, aby pracować w efektywny i czasoszczędny sposób. I zaczyna się od celowego planowania swojego dnia. Nie pozostawiaj tego przypadkowi – skorzystaj z powyższych wskazówek, aby zacząć.
Komentarz redaktora:
Artykuł Amanthy Imber na temat efektywności w wykonywaniu obowiązków zdecydowanie rzuca nowe światło na kwestie organizacji czasu i pracy. Przede wszystkim, analiza chronotypu i dostosowywanie działań do najbardziej produktywnych okresów dnia wydaje się logicznym i pragmatycznym podejściem do zwiększenia wydajności. Pomysł skoncentrowania się na najważniejszych zadaniach pierwszymi rzeczami rano z pewnością może zmienić nasze podejście do rozpoczynania dnia pracy. Ponadto, sugestie dotyczące planowania dnia i tworzenia różnych rytuałów dla różnych rodzajów pracy są praktyczne i mogą pomóc w utrzymaniu dyscypliny.
Mimo że artykuł prezentuje wiele sensownych porad, warto zauważyć, że nie każdemu łatwo jest dostosować się do wszystkich proponowanych strategii. Na przykład, nie każdy pracownik ma kontrolę nad tym, kiedy zaczyna dzień pracy lub nad własnym harmonogramem. Niektóre z porad, takie jak unikanie pełnego zapełniania kalendarza, mogą być trudne do zastosowania w środowisku, gdzie spotkania i obowiązki są często narzucane z zewnątrz. Ponadto, nie wszyscy mają tę luksusę, aby planować dzień wcześniej, zwłaszcza w dynamicznym środowisku biznesowym.
Podsumowując, choć artykuł oferuje cenne wskazówki dotyczące efektywności, ich zastosowanie może zależeć od indywidualnych warunków pracy i charakterystyki danego zawodu. Warto dostosować proponowane strategie do własnych możliwości i kontekstu zawodowego.
FAQ:
- Co to jest chronotyp?
Chronotyp to biologiczny zegar organizmu, czyli naturalny 24-godzinny cykl snu i czuwania. Odnosi się do preferowanych godzin aktywności i odpoczynku, które są unikalne dla każdej osoby. - Jak dostosować pracę do swojego chronotypu?
Odpowiednio dopasowując zadania wymagające największej siły umysłowej do godzin, kiedy czujemy się najbardziej energiczni. To pozwala efektywnie wykorzystać swoje szczytowe czasy aktywności. - Dlaczego planowanie dnia dzień wcześniej jest ważne?
Planowanie dnia dzień wcześniej pozwala zwiększyć szanse na osiągnięcie celów. Ustalanie priorytetów i harmonogramu z wyprzedzeniem zapewnia lepszą organizację i skupienie w trakcie wykonywania zadań. - Czy rytuały mają wpływ na efektywność pracy?
Tak, rytuały mogą znacząco wpłynąć na efektywność pracy. Tworzenie rytuałów dla różnych rodzajów zadań lub miejsc pracy pomaga w utrzymaniu struktury i koncentracji. - Czy pełne zapełnienie kalendarza jest zalecane?
Nie, pełne zapełnienie kalendarza może ograniczać spontaniczność, kreatywność i elastyczność. Zostawienie pewnej przestrzeni w kalendarzu pozwala na reakcję na nieprzewidziane sytuacje.
